Kurumsallaşma süreçlerinin omurgasını departmanlaşmak oluşturmaktadır. Şirketler yapılan işin niteliğine ve görev tanımlarına göre şirketi departmanlara ayırarak, alan uzmanlığı gerektiren işleri o işte uzman kişilere devretmelidir. Bu departmanlardan şirket için belki de en önemlilerinden biridir ihracat departmanı. Bu birimin iş akış prosedüründeki en önemli konu ise, personelin pazarlama ve satış alanındaki faaliyetlerinin belirlenmesidir. Burada yeterli insan kaynağı mevcut ise pazarlama ve satış operasyonları birbirinden ayrılmalıdır. Stratejileri belirleyen ve ihtiyaçları analiz eden kişi ve kişiler daha çok pazarlama operasyonlarında yer alırken, ihtiyaçların karşılanması görevini üstlenen kişiler ise daha çok satış operasyonlarında görevlendirilmelidirler. Ancak Türkiye’de çoğu küçük ve orta ölçekli şirkette bu operasyonel iş dağılımı tek kişi üzerinden ilerlemekte. Buna rağmen bizler pazarlama ve satış operasyonlarını iki farklı iş prosedürü olarak ele almalıyız. İhracat departmanlarının görev tanımları ve başlıkları şirketlerin ihracat kapasitelerine göre farklılık göstersede bizler bir ihracat departmanında olması gereken ana başlıkları şöyle sıralıyoruz;
1. RAKİP FİRMALARIN YURTDIŞI FAALİYET VE GİRİŞİMLERİNİ TAKİP, BİLGİLENDİRME,
2. ÜRETİM VE KALİTE KONTROLU, PAZARDAKİ TRENDLER VE GELİŞMELER KONUSUNDA BİLGİLENDİRME,
3. YURTDIŞINDAN GELEN MÜŞTERİLERİN AĞIRLANMASI VE ORGANİZASYONU,
4. YURTDIŞI MÜŞTERİ ZİYARETLERİ PLAN VE ORGANİZASYONU,
5. DEVLET DESTEĞİ PLAN VE TAKİBİ,
6. DİJİTAL İLETİŞİM KANALARININ YÖNETİMİ,
7. YABANCI DİLDEKİ BÜTÜN BASKILARIN PLANLANMASI VE TAKİBİ,
8. YURTDIŞI FUAR ORGANİZASYONLARININ PLANLANMASI VE TAKİBİ,
9. FİRMA BÜNYESİNDEKİ YENİ HABER VE AKREDİTASYONDAN MÜŞTERİLERİ BİLGİLENDİRME,
10. REKLAM VE PAZARLAMA FAALİYETLERİ,
11. İHRACAT MÜŞTERİLERİNE FİYAT VE TEKLİF HAZIRLAMA,
12. MÜŞTERİLERİN GENEL VE TEKNİK SORULARINI CEVAPLAMA,
13. MÜŞTERİ İLE SİPARİŞ BAZINDA KOMİNİKASYON,
14. SİPARİŞLERİN LOJİSTİK SÜRECİNİN TAKİP VE KONTROLU,
15. İHRACAT SİPARİŞLERİN PROSESİ.
Eğer bu ana başlıkların detaylandırılmasını istiyorsanız BM Dış Ticaret Danışmanlık ve Proje Gelişme şirketi olarak sizlere yardımcı olmaktan mutluluk duyarız. İhracat departmanı için hazırlanan bu genel başlıklar şirketimiz bünyesinde oluşturulan standart bir ihracat iş akış şemasının taslağıdır. Şirketlerin kendi dinamiklerine büyüklüklerine göre bu ihracat departman altyapısı yeniden tasarlanabilir. Ürün, sektör, kapasite ve altyapı türünüze bağlı olarak ihracat departmanı iş akış şemanızın sizlere uygun tasarlanması gerekmektedir.
