Şirketlerin sürdürülebilir markalar olarak hayatlarına devam etmesi için en gerekli faaliyet tartışmasız ihracattır. Bu yüzden profesyonel ve nitelikli bir şekilde yönetilen ihracat departmanı, şirketinizin hiber rekabet ortamında rekabetçi üstünlük kurmasını sağlayacaktır. Peki bir ihracat departmanı nasıl kurulur? Sırasıyla bir departman kurmak için yapmanız gerekenleri açıklayalım.
1. Nitelikli Personel; daha önce sektörünüze yönelik işlerde çalışmış personeller ürünleri ve sektörü çok hızlı bir şekilde öğrenecektir. Ancak bu öğreti olmasa bile çok kısa zamanlarda üstesinden gelinebilir. Önemli olan konu personelin ”İhracat Pazarlama Süreçlerine” olan hakimliği. Yani ihracat departmanında çalışacak personellerin sadece sektörü bilmesi yeterli değildir. Güncel ihracat yönetmelikleri, ihracat pazarlama karmaları, gümrük süreçleri, uluslararası pazarlama stratejileri gibi konu başlıklarına da hakim olmalı. Eğer hem sektör deneyimi hem de ihracat pazarlama süreçleri hakkında yeterli bilgisi varsa, nitelikli personel başlığını halletmişsiniz demektir. Gelelim ikinci kısma;
2. İş bölümü; küçük ve orta ölçekli işletmelerde genellikle pazarlama ve satış operasyonları iç içe geçmiş durumdadır. Net bir çizgiyle ayırılmamış ve görev tanımları %100 netlikle belirlenmemiştir. Ancak bir ihracat departmanı kurarken mutlaka iş bölümü yapmalısınız. Eğer mümkünse bu iş bölümünü pazarlama ve satış olarak ikiye ayırabilirsiniz. Eğer bu mümkün değilse, bir ihracat prosesinin belirli bir kısmını bir personele ya da ekibe, diğer kısmını ise başka bir personel ya da ekibe verebilirsiniz. İş bölümü yaparken, kişilerin nitelikleri ve geçmişte yapmış olduğu işler son derece önemlidir. Unutmayın başarılı tüm projeler bir ekip ile mümkündür. İhracat ekibiniz bir iş bölümü planlaması mutlaka olmalı. Görev ayrımlarının olması ihracat departmanında sürdürülebilirliği sağlamaktadır. Özellikle bu ayrımı, lojistik/gümrük/kambiyo, satış yönetimi ya da uluslararası kurumlar ile iletişiminiz yoğunsa kurumsal iletişim personeli istihdam etmek zorundasınız. Özetle bir ihracat departmanı için minimum2-3 kişi olmak zorunda. Tabi ki bu ekibi yönetecek ve 3. bir göz olacak dış ticaret yöneticisini unutmamak lazım. Bu kişi sektörde uzun yıllar deneyimi olan nitelikli bir ihracatçı olmak zorunda. Eğer ihracat departmanınızın yönetimi konusunda doğru kişiyi bulmakta zorlanıyorsanız bu desteği dışardan da sağlayabilirsiniz. Alanında uzman şirketlerden ihracat departman hizmeti alarak, ihracat departmanınızın yönetimini bu şirketler ile beraber yönetebilirsiniz.
3. Bölge Dağılımı; ihracat departmanlarında verimliliği iş bölümü ve nokta atışı iletişim stratejileri belirlemektedir. Bir ihracat departmanı kurarken satış ve pazarlama ekiplerinizi bölgesel olarak görevlendirmelisiniz. Bunun iki sebebi var. Birincisi, belirlenen ülke ya da bölge ile ilgilenen personeller o bölge hakkında bilgi deneyimlerini arttıracaklardır ve o bölgede olan tüm yenilikler ve fırsatlardan haberdar olarak stratejilerini ona göre belirleyeceklerdir. İkinci sebep ise, ihracat departmanında çalışan personellerin olası iletişim kopukluklarından kaynaklı doğacak problemlerdir. Yani ekip içinde farklı personellerin aynı proje ilgilenmesi gibi hususlar. İhracat departmanındaki bu sorun basit bir CRM sistemi ile çözülsede, ihracat departmanlarında çalışan personeller bölgesel olarak paylaşım yapmalılar.
4. İş Akış Prosedürü; Türkiye’de ister küçük ister büyük ölçekte olsun, çoğu şirket ihracat departmanları ya da diğer departmanları için bir iş akış şeması ya da iş akış prosedürü oluşturmamaktadır. İhracatta sürdürülebilirliğin önündeki en büyük engellerden biri de bu şemanın oluşturulmamasıdır. Örneğin; bir şirketin ihracat iş akış şeması tamamen o departmandaki personelin insiyatifinde ve kontrolünde bu sistem sorunsuz işlese bile o personel işten ayrılmak durumunda kaldığında yerine gelen personel işleri eski personel ile aynı şekilde yürütemeyebilir. Buda müşteri takibi ve memnuniyeti gibi önemli konuları kötü etkilemektedir. Ancak şirketin ihracat departmanına yönelik bir iş akış şeması olduğu takdirde ihracat pazarlama süreçleri tek bir şema üzerinden ilerleyecektir. Buda verilen destek hizmetinden normların belirlenmesine sebep olacaktır. Eğer ihracat departmanınıza yönelik detaylı bir iş akış şeması oluşturmakta güçlük çekiyorsanız BM Dış Ticaret Danışmanlık olarak şirketlere özel iş akış şemaları ve ihracat anayasaları oluşturma konusunda örnek çalışmalarımızı ücretsiz olarak paylaşabiliriz.
5. Dijital Pazarlama; İhracat departmanı özünde ihracat pazarlama süreçlerini yöneten dinamik bir departmandır. Bu dinamizmin olmazsa olması ise dijital pazarlama başlığıdır. Teknolojinin ve internet kullanımının artması ile şirketlerin en çok tercih ettiği iletişim kanaları dijital olanlardır. Bu yüzden pazarlama ve reklam faaliyetlerinizin uluslararası boyutlarda yönetilmesini için bir dijital pazarlama alt yapısı kurmalısınız. Sınırların olmadığı bir ticaret modelinden bahsederken, sizlerden binlerce kilometre uzaktaki müşterilere ulaşmaktan bahsederken global pazarların dijitalleştiğini es geçmeyin. Eğer ihracat departmanınızda dijital süreçlerin yönetimi konusunda şirketinizin eksik olduğunu düşünüyorsanız BM Dış Ticaret Danışmanlık olarak şirketinize yönelik ücretsiz dijital etkileşim testlerinizi yaptırabilirsiniz.
Bu kadar konu başlığı gözünüzü korkutmasın. Eğer bu yazıyı okuyorsanız büyük ihtimal ihracata başlamak ya da var olan ihracat hacminizi büyütmek istiyorsunuz. Eğer ihracat departmanı kurma süreçlerini de uzman kişilere devretmek istiyorsanız BM Dış Ticaret Danışmanlık ve Proje Geliştirme şirketi olarak sunmuş olduğumuz ”Özerk İhracat Departman Hizmeti” içeriklerimize bakmanızı öneririz.
